鄭州電子信息職業(yè)技術(shù)學院學生學籍檔案管理實施細則

                                                                            鄭電院[2023]201號

第一章  總則

第一條 為加強學籍檔案管理，規(guī)范學籍檔案的收集、整理和歸檔工作，提高學籍檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校學生管理規(guī)定》（教育部第41號令）《教育部普通高等學校檔案管理辦法》《河南省大中專畢業(yè)生檔案管理辦法》等文件精神，結(jié)合學校實際，制訂本細則。

第二條 學籍檔案是學生在受教育過程中形成的具有保存價值的各種形式的文字材料。它是學生在校期間的學籍、成績和畢（結(jié)）業(yè)等情況的重要憑證。

第三條 學籍檔案管理范圍：具有我校正式學籍的全日制專科學生。

第四條 學籍檔案管理工作實行校、院兩級管理體制，以校內(nèi)二級學院為主。各二級學院應設立學籍檔案管理員，負責學生學籍檔案材料的日常收集、整理、轉(zhuǎn)遞；學院檔案館負責指導、審核和檢查，并對學校應留存的學生學籍檔案材料進行分類保管，招生辦、學生處、教務處、就業(yè)指導中心等相關(guān)處室分別負責提供所負責的相關(guān)學籍材料。

第二章  歸檔范圍

第五條 學生個人學籍檔案材料

1、入學材料。一般應包括學生錄取通知書、準考證原件、高中（中職）階段的學籍檔案（紙質(zhì)）高考檔案、入學體檢表。

2、學籍材料。至少包括學生學籍表、新生入學登記表。如學生有學籍變動，還應包括各學習階段休學、復學、退學、轉(zhuǎn)學其他等原因引起的學籍異動相關(guān)的申請和批準材料。

3、學習材料。主要包括學生學業(yè)成績單、實習鑒定表。學生學業(yè)成績單由各二級學院學生學業(yè)成績管理人員負責填寫，由所在二級學院審查并送教務處復審后，方可裝入學生學籍檔案。實習鑒定表由教務處提供統(tǒng)一模板，在學生畢業(yè)實習前發(fā)放給各系，實習結(jié)束經(jīng)實習單位指導教師、校內(nèi)指導教師簽署意見，加蓋實習單位和二級學院公章后裝入學生學籍檔案。

4、品德鑒定材料。學生誠信記錄表等材料。

5、畢業(yè)材料：畢業(yè)生登記表。

6、獎懲材料。學生在校期間所獲得的重要榮譽，如國家獎學金、省級三好學生、優(yōu)秀畢業(yè)生等證書復印件；學生在校期間違反校紀校規(guī)、觸犯國家法律等形成的各類處分材料。

7、升學材料：參加專升本考試并被錄取的學生，其專升本推薦表、報名表、志愿表應裝入個人檔案。

8、服役材料：在校期間應征入伍服兵役的相關(guān)材料。

9、其他具有保存價值、應予歸檔的學生個人材料。

第六條 學校留存學生學籍檔案材料

1、入學材料。普通高校招生錄取名冊紙質(zhì)版、新生入學登記表（一式兩份，一份裝入學生個人檔案，一份由學校檔案館留存）、新生名冊紙質(zhì)版和電子版（學生處留存）。

2、學習材料。學生在校期間學業(yè)成績單（一式兩份，一份裝入學生個人檔案，一份由學校檔案館留存）。

3、學籍變動材料。包括保留學籍、留級、休學、復學、退學、轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)及學生個人信息更改等匯總資料，3、畢業(yè)材料。畢（結(jié)）業(yè)生名冊，由學生處按學年度轉(zhuǎn)學校檔案館留存。

4、獎懲材料。校級及以上各類獎懲材料。

第三章 學生學籍檔案材料收集與整理

第七條 所有歸檔材料必須是辦理完畢的最終材料，必須真實完整、對象明確、手續(xù)完備，具體要求如下：

1、個人文字材料，一律用碳素水筆（或黑色圓珠筆）書寫，字體工整、規(guī)范，填寫人、審核人均要簽署本人的漢語全名和日期。

2、由校內(nèi)各部門出具的審核鑒定材料，按照鑒定材料的流程和要求，予以審核，簽署意見，并加蓋相應部門公章。

3、所有歸檔材料，學生的姓名、性別、年齡、出生年月及身份證號碼與錄取信息一致。

第八條 新生入學時，由各二級學院負責對新生高考檔案材料進行收集、審核、整理、歸檔。具體要求如下：

1、核查學生高考檔案材料是否完整、真實，要求學生身份證與高考檔案中所記載的姓名、性別、出生年月、籍貫、家庭住址等信息一致。如高考檔案內(nèi)材料有缺失，須要求在新生在規(guī)定時間內(nèi)將材料補齊。

2、核查后，將學生學籍檔案資料換裝學校統(tǒng)一的檔案袋。原檔案袋上貼有高考報名登記表等相關(guān)表格的，應將原檔案袋一并裝入新檔案袋中。

3、填寫檔案袋信息時，要求用碳素水筆（或黑色圓珠筆）書寫，字跡要清晰、工整，并確保相關(guān)信息完整。

第九條  新生入學后，各二級學院應按時收集學生學籍檔案，并對收集的材料要認真鑒別，確保歸檔材料真實規(guī)范、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。

第十條 屬歸檔范圍的學生個人材料和學校檔案館留存的材料，應在規(guī)定時間內(nèi)填寫完畢或提供。有關(guān)檔案材料收集歸檔的時間要求：

1、新生檔案的建檔工作自新生入學后1個月內(nèi)完成。

2、學生入學登記表、學生學籍卡應于新生入學資格審查后1個月內(nèi)收集歸檔。

3、新生體檢表應于新生入學體檢后1個月內(nèi)收集歸檔。

4、學籍異動材料應于批準后2周內(nèi)收集歸檔。

5、學生獎懲材料應于獎懲決定作出之日起2周內(nèi)收集歸檔。

6、學生實習鑒定表應于學生頂崗實習結(jié)束2周內(nèi)收集歸檔。

7、學生學業(yè)成績單于學生畢業(yè)應與當年6月15日前集中收集歸檔。

8、《高等學校畢業(yè)生登記表》應于學生畢業(yè)當年6月20日前集中收集歸檔。

9、學生升學材料應于相關(guān)材料產(chǎn)生1周內(nèi)進行收集歸檔。

9、學生在校期間服役材料于學生應征入伍通知書下發(fā)后，在1周內(nèi)收集歸檔。

第四章 學生學籍檔案管理

第十一條 各二級學院做好學生學籍檔案保管人員及條件保障，做好防盜、防火、防水(防潮)、防蟲、防有害氣體及灰塵等，切實避免檔案丟失、損毀。

第十二條 因工作需要，以下人員可查閱學生學籍檔案：

1、學校及各二級學院領(lǐng)導、輔導員可查閱所屬學生學籍檔案。

2、與學生管理有關(guān)的職能部門、教學單位負責人或具體經(jīng)辦人。

3、持有相關(guān)證明或介紹信的校外單位組織人事等部門人員。

第十三條 任何人查閱檔案時，必須嚴格遵守閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、批注、抽取、撤換檔案材料。未經(jīng)批準不得擅自拍攝、復制、摘記檔案內(nèi)容，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

第十四條 學生學籍檔案，一般不予借出，確因特殊需要借出者，須按學校檔案管理規(guī)定辦理審批和登記手續(xù)。

第五章 檔案轉(zhuǎn)遞

第十五條 具備畢業(yè)資格的我校全日制?？茖W生的學籍檔案，由各二級學院在學生畢業(yè)前進行全面核查，在學院檔案館指導下進行封裝、轉(zhuǎn)遞。不具備畢業(yè)資格學生的學籍檔案暫由所在二級學院保存。

第十六條 已落實就業(yè)單位并簽訂就業(yè)協(xié)議書的畢業(yè)生，按如下要求進行轉(zhuǎn)遞：

1、就業(yè)單位具有檔案接收及管理資質(zhì)的，由畢業(yè)生提供郵寄地址并按就業(yè)單位要求進行轉(zhuǎn)遞。

2、就業(yè)單位不具備檔案接收及管理資質(zhì)的，轉(zhuǎn)遞到學生所在地的縣級及以上的人才（勞務）管理部門。

第十七條 經(jīng)專升本考試被錄取的畢業(yè)生，按照所錄取本科院校要求進行轉(zhuǎn)遞。

第十八條 退學、開除學籍學生的學籍檔案，在辦完離校手續(xù)后退還給學生本人或轉(zhuǎn)遞到學生戶籍所在地的縣級及以上的人才（勞務）管理部門。

第十九條 除特殊情況外，畢業(yè)生檔案采用“郵政EMS標準快遞”或郵政機要形式轉(zhuǎn)遞，轉(zhuǎn)遞時裝入帶有“高校學生檔案專用”標志的統(tǒng)一封套。郵遞完畢后辦理人員做好郵遞單號記錄、整理、保存，同時將電子版發(fā)學校檔案時。 

第六章 附則

第二十條 本辦法由學生工作處、學校檔案館負責解釋。

    第二十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。

                    （2023年11月24日印發(fā)）